قبل از سفارش طراحی سایت نمایشگاه چه نکاتی را باید بدانیم؟
قبل از سفارش طراحی سایت نمایشگاه باید هدف پروژه، گروههای کاربری، امکانات موردنیاز، تعداد غرفهداران، نحوه ثبتنام، مدیریت غرفهها، پرداخت آنلاین و نیازهای سئو مشخص شود. شناخت این موارد قبل از شروع پروژه، از افزایش هزینههای پیشبینینشده، تغییرات مکرر و انتخاب فناوری نامناسب جلوگیری میکند و باعث میشود سایت دقیقاً متناسب با نیازهای نمایشگاه طراحی شود.
- 2 دقیقه مطالعه
-
ایلیا محمدی
فهرست مطالب
- ۱. ابتدا هدف سایت نمایشگاه را مشخص کنید
- ۲. مشخص کنید سایت برای چه کسانی طراحی میشود
- ۳. امکانات موردنیاز را قبل از عقد قرارداد مشخص کنید
- ۴. مشخص کنید سایت یک نمایشگاه را مدیریت میکند یا چند نمایشگاه
- ۵. تعداد غرفهداران و بازدیدکنندگان را تخمین بزنید
- ۶. درباره ثبت غرفه تصمیم بگیرید
- ۷. مشخص کنید پرداخت آنلاین لازم است یا خیر
- ۸. آیا سایت به پنل غرفهداران نیاز دارد؟
- ۹. درباره نقشه سالن و غرفهها تصمیم بگیرید
- ۱۰. اگر نمایشگاه B2B است، جلسات تجاری را فراموش نکنید
- ۱۱. قبل از سفارش درباره طراحی UI/UX تصمیم بگیرید
- ۱۲. قالب آماده یا طراحی اختصاصی؟
- ۱۳. فناوری مورد استفاده را مشخص کنید
- ۱۴. سئو را از ابتدای پروژه در نظر بگیرید
- ۱۵. نسخه موبایل را جدی بگیرید
- ۱۶. چندزبانه بودن سایت را از ابتدا مشخص کنید
- ۱۷. اطلاعات و محتوای سایت را چه کسی آماده میکند؟
- ۱۸. درباره ورود اطلاعات غرفهداران تصمیم بگیرید
- ۱۹. پیامک، ایمیل و اعلانها را مشخص کنید
- ۲۰. امنیت و پشتیبانگیری را در قرارداد مشخص کنید
- ۲۱. درباره هاست و سرور سؤال کنید
- ۲۲. زمانبندی پروژه را واقعبینانه تعیین کنید
- ۲۳. هزینه طراحی سایت را فقط بر اساس تعداد صفحات مقایسه نکنید
- ۲۴. نمونهکار شرکت طراحی سایت را بررسی کنید
- ۲۵. قرارداد طراحی سایت را دقیق بررسی کنید
- ۲۶. پشتیبانی بعد از راهاندازی را جدی بگیرید
- یک چکلیست ساده قبل از سفارش سایت نمایشگاه
- جمعبندی
- منابع
سفارش طراحی سایت نمایشگاه برخلاف سفارش یک سایت معرفی ساده، نیازمند بررسی دقیق نیازهای کسبوکار، فرایندهای نمایشگاه و گروههای مختلف کاربران است. اگر قبل از شروع پروژه مشخص نباشد که سایت دقیقاً چه وظایفی باید انجام دهد، احتمال افزایش هزینه، طولانی شدن زمان اجرا و نیاز به بازطراحی بخشهای مختلف سایت بیشتر خواهد شد.
یک سایت نمایشگاه ممکن است فقط برای معرفی رویداد طراحی شود یا به یک سامانه کامل برای مدیریت بازدیدکنندگان، غرفهداران، ثبت غرفه، پرداخت، برنامه رویدادها و ارتباطات تجاری تبدیل شود. بنابراین قبل از سفارش پروژه باید تفاوت میان این دو نوع نیاز را بهخوبی مشخص کرد.
۱. ابتدا هدف سایت نمایشگاه را مشخص کنید
اولین سؤال این است که سایت قرار است دقیقاً چه کاری برای نمایشگاه انجام دهد. اگر پاسخ این سؤال مشخص نباشد، انتخاب فناوری و برآورد هزینه نیز دقیق نخواهد بود.
برای مثال ممکن است هدف شما فقط معرفی نمایشگاه و ارائه اطلاعاتی مانند تاریخ، محل برگزاری، قوانین و اخبار باشد. در این حالت یک سایت نسبتاً ساده میتواند نیاز شما را برطرف کند.
اما اگر سایت باید امکان ثبتنام بازدیدکنندگان، ثبت غرفه، انتخاب غرفه روی نقشه، پرداخت آنلاین، پنل غرفهداران و جلسات B2B را فراهم کند، با یک پروژه بسیار پیچیدهتر مواجه هستیم.
۲. مشخص کنید سایت برای چه کسانی طراحی میشود
سایت نمایشگاه معمولاً چند گروه کاربری دارد و هر گروه نیاز متفاوتی دارد. بهتر است قبل از سفارش طراحی سایت، این کاربران مشخص شوند.
- بازدیدکنندگان
- غرفهداران
- شرکتهای مشارکتکننده
- خریداران و مشتریان B2B
- سخنرانان
- اسپانسرها
- رسانهها
- برگزارکنندگان
- مدیران و اپراتورهای سایت
مشخص کردن این گروهها به طراح و توسعهدهنده کمک میکند معماری اطلاعات، مسیرهای کاربری و پنلهای مختلف را از ابتدا به شکل صحیح طراحی کند.
۳. امکانات موردنیاز را قبل از عقد قرارداد مشخص کنید
یکی از مهمترین کارهایی که باید قبل از سفارش انجام دهید، تهیه فهرست امکانات موردنیاز است. بهتر است امکانات ضروری، امکانات پیشنهادی و امکاناتی که ممکن است در آینده اضافه شوند از یکدیگر تفکیک شوند.
برخی امکانات رایج سایت نمایشگاه عبارتاند از:
- معرفی نمایشگاه
- ثبتنام آنلاین بازدیدکنندگان
- ثبت درخواست غرفه
- رزرو و پرداخت غرفه
- پنل غرفهداران
- معرفی شرکتهای حاضر
- معرفی محصولات و خدمات
- جستجو و فیلتر شرکتها
- نقشه سالنها و غرفهها
- برنامه نشستها و رویدادها
- ثبتنام در همایشها و کارگاهها
- QR Code و کارت ورود
- سیستم جلسات B2B
- اطلاعرسانی پیامکی و ایمیلی
- گزارشگیری مدیریتی
۴. مشخص کنید سایت یک نمایشگاه را مدیریت میکند یا چند نمایشگاه
این موضوع از نظر معماری فنی بسیار مهم است. اگر برگزارکننده فقط یک نمایشگاه دارد، میتوان سیستم را بر اساس همان رویداد طراحی کرد.
اما اگر مجموعه برگزارکننده در طول سال چند نمایشگاه برگزار میکند، بهتر است معماری سایت از ابتدا امکان مدیریت چند رویداد را داشته باشد.
در این حالت هر نمایشگاه میتواند اطلاعات، شرکتها، سالنها، غرفهها، برنامهها و ثبتنامهای مخصوص خود را داشته باشد.
۵. تعداد غرفهداران و بازدیدکنندگان را تخمین بزنید
تعداد کاربران و دادهها مستقیماً روی معماری، زیرساخت و هزینه پروژه تأثیر میگذارد.
سایتی که برای یک نمایشگاه با ۳۰ غرفه طراحی میشود، الزاماً به همان معماری سایتی که قرار است هزاران شرکت و بازدیدکننده داشته باشد نیاز ندارد.
بهتر است قبل از شروع پروژه حداقل یک تخمین از تعداد شرکتها، تعداد محصولات، تعداد ثبتنامها و تعداد کاربران همزمان در زمان برگزاری نمایشگاه داشته باشید.
۶. درباره ثبت غرفه تصمیم بگیرید
اگر قرار است شرکتها بتوانند از طریق سایت برای دریافت غرفه درخواست دهند، باید فرایند آن از ابتدا مشخص شود.
برای مثال:
- ثبت حساب شرکت
- تکمیل اطلاعات شرکت
- انتخاب نوع یا متراژ غرفه
- انتخاب موقعیت غرفه در صورت امکان
- انتخاب خدمات جانبی
- ارسال مدارک
- بررسی و تأیید درخواست
- پرداخت
- صدور رسید یا تأییدیه
هرچه این فرایند پیچیدهتر باشد، نیاز به توسعه اختصاصی نیز بیشتر خواهد شد.
۷. مشخص کنید پرداخت آنلاین لازم است یا خیر
اگر سایت قرار است هزینه غرفه، بلیت، ثبتنام کارگاه یا خدمات جانبی را دریافت کند، باید در مرحله تحلیل پروژه این موضوع مشخص شود.
همچنین باید مشخص شود که پرداخت برای چه خدماتی انجام میشود، آیا امکان پرداخت مرحلهای وجود دارد، فاکتور چگونه صادر میشود و وضعیت تراکنشها چگونه در پنل مدیریت نمایش داده خواهد شد.
۸. آیا سایت به پنل غرفهداران نیاز دارد؟
اگر تعداد غرفهداران زیاد است، پنل اختصاصی میتواند مدیریت اطلاعات شرکتها را بسیار سادهتر کند.
غرفهدار میتواند از طریق پنل:
- اطلاعات شرکت را ویرایش کند.
- لوگو و تصاویر را تغییر دهد.
- محصولات و خدمات را اضافه کند.
- کاتالوگ بارگذاری کند.
- وضعیت درخواست غرفه را مشاهده کند.
- فاکتورها و پرداختها را مشاهده کند.
- درخواست خدمات جانبی ارسال کند.
- درخواستهای ارتباطی را مدیریت کند.
۹. درباره نقشه سالن و غرفهها تصمیم بگیرید
برای نمایشگاههای بزرگ، نقشه تعاملی سالنها میتواند یکی از امکانات مهم سایت باشد.
باید مشخص شود که آیا کاربر فقط نقشه را مشاهده میکند یا باید بتواند روی هر غرفه کلیک کرده و اطلاعات شرکت را ببیند.
در سیستمهای پیشرفتهتر، نقشه میتواند به سیستم رزرو غرفه متصل باشد و وضعیت غرفههای آزاد، رزروشده و اختصاصیافته را نمایش دهد.
۱۰. اگر نمایشگاه B2B است، جلسات تجاری را فراموش نکنید
در نمایشگاههای تجاری، یکی از اهداف مهم برگزاری رویداد ایجاد ارتباط میان خریداران، فروشندگان و شرکای تجاری است.
اگر این قابلیت برای نمایشگاه اهمیت دارد، بهتر است سیستم جلسات B2B از ابتدا در معماری پروژه دیده شود.
برای مثال، کاربران میتوانند شرکت موردنظر خود را پیدا کنند، درخواست جلسه ارسال کنند، زمان پیشنهادی را انتخاب کنند و پس از تأیید، اطلاعات جلسه را دریافت کنند.
۱۱. قبل از سفارش درباره طراحی UI/UX تصمیم بگیرید
ظاهر سایت تنها بخشی از طراحی است. در پروژه نمایشگاهی، مسیر کاربر اهمیت بسیار زیادی دارد.
کاربر باید بتواند بدون سردرگمی به اطلاعات نمایشگاه، ثبتنام، لیست شرکتها، محصولات، نقشه سالن و برنامه رویداد دسترسی پیدا کند.
بهتر است قبل از توسعه مشخص شود که طراحی رابط کاربری کاملاً اختصاصی خواهد بود یا بر اساس یک قالب آماده انجام میشود.
۱۲. قالب آماده یا طراحی اختصاصی؟
برای نمایشگاههای کوچک و ساده، استفاده از یک قالب استاندارد میتواند راهکار اقتصادی و سریعی باشد.
اما اگر پروژه شامل پنل غرفهداران، مدیریت سالن، رزرو غرفه، جلسات B2B، پرداخت و گزارشهای اختصاصی باشد، باید بررسی شود که آیا قالب انتخابشده واقعاً قابلیت توسعه موردنیاز را دارد یا خیر.
در پروژههای پیچیده، توسعه اختصاصی یا استفاده از یک CMS همراه با توسعه سفارشی میتواند کنترل بیشتری روی معماری سیستم ایجاد کند.
۱۳. فناوری مورد استفاده را مشخص کنید
لازم نیست کارفرما متخصص برنامهنویسی باشد، اما بهتر است بداند سایت با چه فناوری و معماری کلی توسعه داده خواهد شد.
برای مثال باید مشخص شود:
- سایت با وردپرس ساخته میشود یا برنامهنویسی اختصاصی؟
- آیا پنل مدیریت اختصاصی خواهد بود؟
- آیا API برای اتصال اپلیکیشن یا نرمافزارهای دیگر وجود خواهد داشت؟
- آیا سیستم قابلیت توسعه در آینده دارد؟
- سرور برای حجم ترافیک مورد انتظار مناسب است؟
۱۴. سئو را از ابتدای پروژه در نظر بگیرید
یکی از اشتباهات رایج این است که سئو بعد از اتمام طراحی سایت به پروژه اضافه شود. بهتر است ساختار سایت از ابتدا با در نظر گرفتن موتورهای جستجو طراحی شود.
مواردی مانند موارد زیر باید از ابتدا مشخص باشند:
- ساختار URL
- ساختار دستهبندیها
- صفحات شرکتها
- صفحات محصولات
- مدیریت صفحات فیلتر و جستجو
- Meta Title و Meta Description
- Canonical
- XML Sitemap
- Structured Data
- سرعت سایت
- Core Web Vitals
- ریسپانسیو بودن
۱۵. نسخه موبایل را جدی بگیرید
کاربران نمایشگاه ممکن است در مسیر سفر یا هنگام حضور در سالنها با تلفن همراه وارد سایت شوند. بنابراین سایت نباید فقط در دسکتاپ تجربه مناسبی داشته باشد.
ثبتنام، مشاهده نقشه، جستجوی شرکتها، دریافت QR Code و دسترسی به اطلاعات غرفهها باید روی موبایل نیز ساده و سریع باشد.
۱۶. چندزبانه بودن سایت را از ابتدا مشخص کنید
اگر نمایشگاه مخاطبان خارجی دارد، بهتر است چندزبانه بودن سایت قبل از شروع طراحی مشخص شود.
اضافه کردن زبان جدید پس از ساخت کامل سایت ممکن است نیازمند تغییر در ساختار محتوا، URLها، منوها، فرمها و پنل مدیریت باشد.
برای نمایشگاههای بینالمللی معمولاً نسخه انگلیسی اهمیت ویژهای دارد و بسته به بازار هدف ممکن است زبانهای دیگری نیز موردنیاز باشند.
۱۷. اطلاعات و محتوای سایت را چه کسی آماده میکند؟
یکی از موضوعاتی که گاهی در قراردادهای طراحی سایت نادیده گرفته میشود، مسئولیت تولید و آمادهسازی محتوا است.
باید مشخص شود چه کسی متن معرفی نمایشگاه، اطلاعات شرکتها، تصاویر، لوگوها، اطلاعات محصولات، قوانین و اخبار را آماده خواهد کرد.
همچنین بهتر است فرمت و حجم فایلهای موردنیاز نیز از ابتدا مشخص شود تا ورود اطلاعات در مراحل پایانی پروژه باعث تأخیر نشود.
۱۸. درباره ورود اطلاعات غرفهداران تصمیم بگیرید
اگر صدها شرکت در نمایشگاه حضور دارند، ورود دستی اطلاعات همه آنها میتواند زمانبر باشد.
در چنین شرایطی میتوان امکان ثبت اطلاعات توسط خود شرکتها، ورود گروهی اطلاعات از فایل Excel یا ایجاد API برای انتقال دادهها را در نظر گرفت.
انتخاب روش مناسب باید بر اساس تعداد شرکتها و میزان اطلاعات موردنیاز انجام شود.
۱۹. پیامک، ایمیل و اعلانها را مشخص کنید
سایت نمایشگاه ممکن است به سیستم اطلاعرسانی نیاز داشته باشد. برای مثال پس از ثبتنام، پرداخت یا تأیید غرفه میتوان برای کاربر پیام ارسال کرد.
مواردی مانند زیر باید از ابتدا مشخص شوند:
- پیامک تأیید ثبتنام
- پیامک پرداخت
- اعلان تأیید غرفه
- یادآوری رویداد
- ایمیل اطلاعرسانی
- اعلان تغییر برنامه
۲۰. امنیت و پشتیبانگیری را در قرارداد مشخص کنید
سایت نمایشگاه ممکن است اطلاعات کاربران، شرکتها، پرداختها و اسناد تجاری را ذخیره کند. بنابراین امنیت نباید به مرحله بعد از راهاندازی موکول شود.
بهتر است درباره HTTPS، سطح دسترسی کاربران، پشتیبانگیری، ثبت لاگ، بهروزرسانی نرمافزارها و نحوه مدیریت رخدادهای امنیتی از ابتدا توافق شود.
۲۱. درباره هاست و سرور سؤال کنید
کیفیت زیرساخت برای سایت نمایشگاه اهمیت زیادی دارد. ممکن است در روزهای نزدیک به برگزاری رویداد، تعداد کاربران سایت به شکل ناگهانی افزایش پیدا کند.
بنابراین باید مشخص شود سایت روی چه نوع سروری قرار میگیرد، منابع سرور چگونه تعیین میشوند، امکان ارتقای منابع وجود دارد یا خیر و در زمان افزایش ترافیک چه راهکاری برای حفظ عملکرد سایت وجود خواهد داشت.
۲۲. زمانبندی پروژه را واقعبینانه تعیین کنید
طراحی سایت نمایشگاه باید با تاریخ برگزاری رویداد هماهنگ باشد. بهتر است پروژه به آخرین هفتههای قبل از نمایشگاه موکول نشود.
زمانبندی باید مراحل تحلیل، طراحی UI/UX، توسعه، ورود اطلاعات، تست، اصلاحات و راهاندازی را شامل شود.
همچنین بهتر است یک زمان ذخیره برای مشکلات احتمالی و تغییرات ضروری در نظر گرفته شود.
۲۳. هزینه طراحی سایت را فقط بر اساس تعداد صفحات مقایسه نکنید
هزینه سایت نمایشگاه به تعداد صفحات محدود نمیشود. امکانات فنی و پیچیدگی فرایندها تأثیر بسیار بیشتری بر قیمت دارند.
برای مقایسه پیشنهادهای شرکتهای طراحی سایت، موارد زیر را بررسی کنید:
- طراحی UI/UX
- نوع CMS یا فریمورک
- پنل مدیریت
- پنل غرفهداران
- سیستم ثبتنام
- سیستم رزرو غرفه
- پرداخت آنلاین
- نقشه تعاملی
- سیستم B2B
- سئو تکنیکال
- امنیت
- سرور و زیرساخت
- پشتیبانی
ممکن است دو شرکت قیمتهای کاملاً متفاوتی ارائه دهند، اما در واقع محدوده خدمات و امکاناتی که در پیشنهاد آنها قرار دارد یکسان نباشد.
۲۴. نمونهکار شرکت طراحی سایت را بررسی کنید
قبل از انتخاب شرکت طراحی سایت، بهتر است نمونهکارهای واقعی آن را بررسی کنید. صرفاً دیدن تصاویر طراحی کافی نیست؛ بهتر است سایتهای واقعی را بررسی کنید و عملکرد، سرعت، نسخه موبایل و تجربه کاربری آنها را ببینید.
اگر شرکت تجربه طراحی سایت نمایشگاه، رویداد، پلتفرم B2B یا سامانههای مشابه داشته باشد، احتمالاً درک بهتری از نیازهای چنین پروژهای خواهد داشت.
۲۵. قرارداد طراحی سایت را دقیق بررسی کنید
قرارداد باید محدوده پروژه را به شکل شفاف مشخص کند. بهتر است امکانات موردنظر، زمان تحویل، تعداد مراحل اصلاح، مالکیت کد و محتوا، شرایط پرداخت، پشتیبانی و هزینه توسعه امکانات جدید مشخص باشند.
همچنین باید مشخص شود پس از تحویل سایت، مسئولیت نگهداری سرور، بهروزرسانیها، رفع خطاها و پشتیبانی با چه کسی خواهد بود.
۲۶. پشتیبانی بعد از راهاندازی را جدی بگیرید
سایت نمایشگاه ممکن است در زمان نزدیک به برگزاری رویداد با حجم زیادی از درخواستها مواجه شود. بنابراین پشتیبانی بعد از راهاندازی اهمیت زیادی دارد.
بهتر است مشخص شود پشتیبانی شامل چه مواردی است و در صورت بروز مشکل مهم، چه مدت زمانی برای پاسخگویی و رفع خطا در نظر گرفته شده است.
یک چکلیست ساده قبل از سفارش سایت نمایشگاه
| موضوع | وضعیت |
|---|---|
| هدف سایت مشخص شده است | □ |
| گروههای کاربری مشخص شدهاند | □ |
| لیست امکانات تهیه شده است | □ |
| تعداد غرفهداران تخمین زده شده است | □ |
| تعداد بازدیدکنندگان مشخص شده است | □ |
| نیاز به پنل غرفهداران مشخص شده است | □ |
| نیاز به ثبت و رزرو غرفه مشخص شده است | □ |
| نیاز به پرداخت آنلاین مشخص شده است | □ |
| نیاز به نقشه سالن مشخص شده است | □ |
| نیاز به جلسات B2B بررسی شده است | □ |
| چندزبانه بودن سایت مشخص شده است | □ |
| استراتژی سئو از ابتدا در نظر گرفته شده است | □ |
| زیرساخت و سرور مشخص شده است | □ |
| زمانبندی پروژه تعیین شده است | □ |
| شرایط پشتیبانی مشخص شده است | □ |
| محدوده قرارداد بهصورت دقیق مشخص شده است | □ |
جمعبندی
قبل از سفارش طراحی سایت نمایشگاه نباید فقط به ظاهر سایت و قیمت اولیه توجه کرد. مهمترین مرحله، مشخص کردن نیازهای واقعی نمایشگاه و تبدیل آنها به یک ساختار فنی و اجرایی مشخص است.
ابتدا باید هدف سایت، کاربران، تعداد غرفهداران و بازدیدکنندگان، امکانات موردنیاز، نحوه ثبت غرفه، پرداخت، پنلها، نقشه سالن، سیستم B2B و نیازهای چندزبانه مشخص شوند. سپس بر اساس این نیازها میتوان درباره وردپرس، قالب آماده، توسعه سفارشی یا برنامهنویسی اختصاصی تصمیم گرفت.
همچنین سئو، سرعت، امنیت، زیرساخت، پشتیبانی و قابلیت توسعه آینده باید از ابتدای پروژه در نظر گرفته شوند. انتخاب یک شرکت طراحی سایت صرفاً بر اساس پایینترین قیمت میتواند در پروژههای پیچیده نمایشگاهی باعث افزایش هزینههای بعدی شود.
یک قرارداد دقیق، زمانبندی واقعبینانه و تعریف شفاف امکانات نیز کمک میکند پروژه با کمترین تغییرات و ریسک به مرحله اجرا و سپس بهرهبرداری برسد.
منابع
- Google Search Central — SEO Starter Guide
- Google Search Central — Search Essentials
- Google Search Central — Core Web Vitals
- Google Search Central — Structured Data Guidelines
- WordPress.org — Documentation
- MDN Web Docs — Responsive Design
- W3C Web Accessibility Initiative — Designing for Accessibility
ایلیا محمدی
معمار وب و مشاور فنی پروژههای دیجیتال.